Prawidłowa organizacja dokumentów jest niezwykle ważną kwestią, o którą zadbać powinien każdy. Chodzi przecież o to, by w awaryjnej sytuacji bez problemu znaleźć potrzebne umowy czy ubezpieczenia. Poprowadzę Cię przez wszystkie kwestie związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów i pokażę, jak zrobić to krok po kroku.
Organizacja dokumentów jest niezwykle ważną przestrzenią, o którą każdy powinien zadbać. Poprowadzę Cię przez wszystkie etapy organizacji dokumentów i pokażę jak to zrobić krok po kroku.
1. Przede wszystkim zbierz wszystkie dokumenty z całego domu. Ułóż na czystym stole.
2. Przygotuj 7 podpisanych karteczek: ZDROWIE, OSOBISTE, FINANSE, NIERUCHOMOŚCI, MOTORYZACJA, DOSTAWCY USŁUG, PRACA i/lub FIRMA, EDUKACJA.
3. Bierz pokolei każdy dokument do ręki i odkładaj na stos przy odpowiedniej karteczce. Poniżej znajdziesz dokładny opis, co wchodzi w skład danej kategorii.
ZDROWIE
– wyniki badań
– skierowania
– zalecenia lekarskie
– prowadzenie ciąży
– wypisy ze szpitala
-zaświadczenia leksarskie
OSOBISTE
– akt urodzenia
– akt małżeństwa
– akt chrztu, bierzmowania
– testament
– PESEL
– paszporty
– ubezpieczenie
– inne dokumenty jak np. zmiana nazwiska
FINANSE i NIERUCHOMOŚCI
– umowy kredytowe
– lokaty i fundusze
– umowa dot. rachunku osobistego
– akty notarialne nieruchomości
– umowy najmu
– spłaty czynszu
– dokumenty budowy domu
– ubezpieczenie nieruchomości
MOTORYZACJA
– umowa leasingu/kupna
– książka serwisowa
– gwarancja
– ubezpieczenie
– faktury
DOSTAWCY USŁUG
Przechowuj umowy na:
– telefon
– internet
– telewizja
– prąd
– gaz
– woda
PRACA i/lub FIRMA
– umowy o pracę
– aneksy i regulaminy
– świadectwa pracy
– rozliczenia PIT
– ZUS
– zaświadczenia o wpisie, NIP, REGON
EDUKACJA
– Świadectwa ukończenia szkoły
– Dyplomy za osiągnięcia i z ukończenia kursów
– Certyfikaty szkoleniowe
4. Jeśli przejrzysz wszystkie dokumenty i poukładasz je na odpowiednie stosy z kategoriami to czas na organizację. Na każdą kategorię załóż osobny segregator, teczkę lub karton archiwizacyjny. Dobierz wygodny sposób, w zależności od ilości dokumentów jakie posiadasz. Podkategorie utrzymuj w osobnych koszulkach lub używaj specjalnych zakładek.
5. Pamiętaj o podpisaniu zawartości na grzbiecie segregatora, koszulce, teczce aby łatwo się odnaleźć. Wszystkie dokumenty trzymaj w jednym miejscu. Zadbaj o to aby domownicy wiedzieli gdzie mogą znaleźć potrzebny dokument.
Mając w ten sposób zorganizowane dokumenty już nigdy nie będziesz pospiesznie szukać i martwić się gdzie jest Twój paszport czy akt urodzenia. Wszystko w końcu będzie mieć swoje wyznaczone miejsce.
Ola z organizacjaprzestrzeni